Entwicklungsberatung verschafft Überblick
Das OE-Konzept von Trigon
In meiner Ausbildung bei Trigon Entwicklungsberatung wurde mir ein OE-Konzept vermittelt, das Überblick verschafft. Es hat sich in der Praxis für die Lösung von OE-Aufgaben sehr bewährt. Dieses Konzept hilft wunderbar, die furchtbare Konfusion am Anfang einzufangen, die die Kunden umtreibt. „Wo fange ich an? Was kommt zuerst? Und was mache ich besser gar nicht?“ Als ich zum Ärzteteam Büchenbeuren gerufen wurde, war die Lage bei den Gesellschaftern so: „Schon nach den ersten 5 Sitzungen war klar: wir kommen nicht mit der Planung voran, verlieren uns in Kleinigkeiten.“ Ich beschreibe in diesem Artikel die Einzelheiten des Konzepts an einem Beispiel aus meiner Praxis. Das Beste aber schon vorab:
- Mit dem OE-Konzept von trigon Entwicklungsberatung kann man ohne Furcht hinein in die Komplexität
Das Gute an dem Konzept ist, dass es die Komplexität handhabbar macht. Schon am Anfang des Beratungsprozesses nahm ich das OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung hervor. Dann stellte ich den Ärzten die einfache Frage: „An was müssen wir alles denken, wenn die drei Praxen zusammengehen werden?“ Da sprudelte es natürlich nur so hervor, und am Ende hatten wir eine ganz lange und kunterbunte Liste. Das ist aber gar nicht schlimm, im Gegenteil: Es erweist sich die Qualität des OE-Konzepts von Trigon Entwicklungsberatung. Denn es konnte ALLES – aber auch ALLES – darin untergebracht werden.
Die Feinheiten im OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung: „Wesenselemente“ und „Basisprozesse“
Zwei Dinge muss man in dem OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung grundsätzlich unterscheiden. Es gibt die „Wesenselemente“, das sind sieben Aspekte, die eine Organisation ausmachen. Und es gibt die „Basisprozesse“, das sind sieben verschiedene Prozesse, mit denen ein guter OE-Prozess organisiert werden kann. (Zum Glück nicht alle auf einmal, und das Strickmuster hinzukriegen, ist die Kunst!)
Das OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung unterscheidet sieben Elemente einer Organisation, Teil 1: Identität-Strategie
- OE-Konzept: Wesenselement 1 Identität
Zur Identität einer Organisation gehören alle die Aspekte, die ihr Wesen ausmachen oder beschreiben. Man findet sie zum Beispiel durch Fragen wie: Wer sind wir? Solche Fragen werden nicht abstrakt diskutiert sondern sehr konkret bearbeitet, zum Beispiel in der Namensgebung. Die neue Praxis nannte sich schließlich „Ärzteteam Büchenbeuren“ – Es war ein wichtiger Entscheidungsprozess, der zu dieser Auswahl führte. Gleichzeitig drückte sich im Namen nun Wesentliches über die Gruppe aus. Da war zum Einen der Teamgedanke ganz stark, und es drückte sich ebenfalls eine starke Zugehörigkeit dem Ort aus, in dem die Praxis lag. Andere Beispiele für diesen Aspekt einer Organisation können ein Flyer zur Selbstdarstellung sein oder ein neues Logo.
- OE-Konzept: Wesenselement 2 Strategie/Policy
Zur Strategie gehört die Vorgehensweise und wie man sich positioniert. Wollen wir für uns alleine ein neues Haus? Oder soll dort, wo die neue Praxis entsteht, auch Raum sein für andere Gesundheitsanbieter? Machen wir die neue Praxis in Abgrenzung oder in Kooperation mit den umgebenden Kolleginnen und Kollegen? Das sind einige der Fragen, die sich in diesem Wesenselement stellten und die gleich zu Anfang zu entscheiden waren. Denn je nachdem, wie die Antwort ausfiel, würden sich daraus sehr unterschiedliche Entwicklungswege für das gesamte Projekt ergeben.
Das OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung unterscheidet sieben Elemente einer Organisation, Teil 2: Aufbau und Menschen
- OE-Konzept: Wesenselement 3 Strukturen/ Aufbauorganisation
Jede Organisation hat einen eigenen Aufbau, auch wenn das in kleineren Unternehmen, oder Firmen manchmal sehr informell „einfach gegeben“ ist. Leicht nachzuvollziehen sind rechtliche Regularien, wie eine Satzung, die ein Verein braucht. Doch auch, wie die Mitarbeitenden zueinander stehen oder wie die Chefs und die Angestellten zu einander positioniert sind, gehört hier hinein. Ein gutes Abbild für diesen Aspekt ist ein Organigramm. Bei der Fusion der Praxen mussten zwei große Teams von Mitarbeiterinnen und ein vergrößertes Chefteam effizient neu aufgestellt werden. Also wurde ein mittleres Management – Praxismanagerinnen – als neue Etage in die Struktur eingezogen. Dafür wurden zwei Mitarbeiterinnen zu einer externen Fortbildung geschickt und für diese herausgehobene Arbeit fit zu machen.
- OE-Konzept: Wesenselement 4 Klima / Gruppen / Menschen
Veränderung in Organisation hat auch etwas mit den Menschen und ihrem Umgang mit einander, Spannungen und Konflikten zu tun. Zwei große Teams mit je einer eigenen Identität mussten zusammenfinden. Fünf unterschiedliche Personen mussten zu einem neuen Führungsgremium werden. Es gibt verschiedene Gründe, die zu einem schlechten Klima und zu Spannungen zwischen Menschen in Organisationen führen können. Deswegen ist es wichtig, zu unterscheiden, was davon in den Menschen selber liegt und was davon mit ihrem Platz in der Organisation zu tun hat.
Das OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung unterscheidet sieben Elemente einer Organisation, Teil 3: Funktionen – Abläufe und physische Mittel
- OE-Konzept: Wesenselement 5 Funktionen / Organe
Die klare Zuordnung von Funktionen und Organen in einer Organisation sind wichtig. Sie entscheiden darüber mit, ob es gelingt, die Aufgaben, Kompetenzen und die Verantwortung optimal zur Deckung zu bringen. Wer hat welche Aufgaben in der Praxis? Das ist eigentlich eine einfache Frage, nur wird sie selten gestellt, sondern oft „einfach zugeordnet“. An dieser ersten Frage hängt darüber hinaus noch ein wichtiger weiterer Aspekt. Hat die Person dafür auch die entsprechende Kompetenz, darf sie z.B. auch Entscheidungen treffen, um die Aufgabe zu erfüllen? In diesem Bereich gibt es oft eine Scheu, manches offen auszusprechen. Denn hier muss man Farbe bekennen: Gebe ich der Person nicht nur die Aufgabe, sondern statte ich sie auch mit den Kompetenzen aus, damit sie Verantwortung übernehmen kann? Gelingt es, hier Klarheit zu schaffen, lösen sich oft viele Knoten.
- OE-Konzept: Wesenselement 6 Abläufe / Prozesse
Jede Organisation, jedes Unternehmen, jede Arztpraxis besteht aus einer bestimmten Anzahl von Abläufen. Es liegt auf der Hand, dass bei drei verschiedenen Praxen drei unterschiedliche Abläufe bestanden. Hier haben die Mitarbeiterinnen eine große Aufgabe im Teamwork bewältigt, noch bevor sie in der neuen Praxis zusammengingen. Es wurden Teams gebildet, und jedes Team bekam eine Reihe von Abläufen zugeordnet. „Wir macht Ihr das?“ – „Wir machen das so…“. Beide Abläufe wurden verglichen, der beste rausgesucht und sich gegenseitig so lange erklärt und beigebracht, bis die anderen es konnten. Auf diese Weise organisierten sich die Mitarbeiterinnen ihre künftige Ablauforganisation selber
- OE-Konzept: Wesenselement 7 physisch-materielle Mittel
Beim Ärzteteam wurde am Schluss eine neue große Praxis in einem neuen Haus bezogen. Jeder Raum wurde neu eingerichtet, von daher ist vorstellbar, welch großen Raum dieser Aspekt in dieser Organisationsentwicklung einnahm. Bei anderen Organisationsentwicklungen bezieht sich dieser Aspekt oft auf die finanziellen Möglichkeiten und Grenzen.
Das OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung definiert sieben „Basisprozesse“ für einen gut gesteuerten Veränderungsprozess, Teil 1: Diagnose und Soll-Entwurf
- OE-Konzept: Basisprozess 1 Diagnose
Die Diagnose im OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung stellt fest, was des gegenwärtige Zustand ist. Damit wird der Ausgangspunkt festgestellt, von dem aus die Veränderung startet. Wie tief oder umfassend dieser Ist-Zustand bearbeitet werden muss, ist sehr unterschiedlich. Wichtig, ist, dass sie ein gemeinsames Bewusstsein darüber schafft, von welchem Startpunkt alle übereinstimmend oder die einzelnen jeweils starten. Eine Diagnose können Externe machen und die Ergebnisse den Mitgliedern der Organisation spiegeln. Es können aber auch die Organisationsmitglieder selber sein, die eine Selbstdiagnose starten. Interessant in der Moderation eines solchen Prozesses kann es werden, wenn man die „lösungsorientierte Moderation“ anwendet. Denn wenn einzelne Organisationsmitglieder glauben, es wäre „eh klar, was Sache ist“, können sie ihr blaues Wunder erleben und erkennen, wie anders es andere sehen!
- OE-Konzept: Basisprozess 2 Soll-Entwurf
Der Soll-Entwurf im OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung fängt die Zukunft ein. Das kann unterschiedlich konkret sein. Wichtig ist hier, die richtige Ebene zu finden, damit die Organisationsmitglieder sich gemeinsam in eine gewünschte Richtung orientieren können. Es kann von der Visionsarbeit über Szenarien, Leitsätze immer weiter konkretisiert werden und in gemeinsame Ziele münden. Hier geschieht die Willensbildung in Richtung auf eine gemeinsame Veränderung.
Das OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung definiert sieben „Basisprozesse“ für einen gut gesteuerten Veränderungsprozess, Teil 2: Psycho-soziale Veränderung und Lernen
- OE-Konzept: Basisprozess 3 Psycho-soziale Veränderung
Die emotionalen Veränderung fängt das OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung im Psycho-sozialen Basisprozess ein. Hier geht es zum Einen darum, Barrieren und Ängste abzubauen, die sich auf die Veränderung beziehen. Zum Anderen werden hier die Konflikte und Spannungen betrachtet, die sich aus ungelösten Rollenerwartungen und Rollenkonflikten ergeben und die schon länger in der Organisation bestehen können. Ungeklärte Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen sind ein häufiger Auslöser für Konflikte.
- OE-Konzept: Basisprozess 4 Lernen
Alles, was sich um den Erwerb neuer Fertigkeiten und Fähigkeiten dreht, gehört in den Basisprozess Lernen im OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung. „Was müssen die Menschen in dieser Organisation künftig wissen und können?“ Auch dieses kann unterschiedlich organisiert werden. Im Beispiel des Ärztehauses gab es ein Lernen von einander, als die besten neuen Abläufe eingeübt wurden. Es gab aber auch die Entsendung von Personal in eine externe Schulung. Wenn dieser Aspekt übersehen wird, wenn also quasi „nicht gelernt werden darf und gleich alles gekonnt werden muss“, kann man sich den Entwicklungsprozess selber verbauen. Umgekehrt aber, wenn die Veränderung mit der Einsicht einhergeht, dass „gelernt werden darf“, können sich viele neugierige Türen auf tun. Dann wird ein Veränderungsprozess zunehmend verstanden als eine Chance für die eigene Entwicklung.
Das OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung definiert sieben „Basisprozesse“ für einen gut gesteuerten Veränderungsprozess, Teil 3: Information – Umsetzung – Management
- OE-Konzept: Basisprozess 5 Information und Kommunikation
Der Kern des Basisprozesses Information und Kommunikation im OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung ist es, die Beteiligten und das Umfeld laufend informiert zu halten. Transparenz schaffen, Beteiligungsoptionen offen halten, Dialog ermöglichen, darum geht es in diesem Prozess. Denn Offenheit gegenüber den Beteiligten ist wichtig für die Akzeptanz und Gelingen des Vorhabens.
- OE-Konzept: Basisprozess 6 Umsetzung
Veränderung ist Tun, und darum geht es in diesem Basisprozess im OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung. „Gut, dass wir mal drüber gesprochen haben!“ gilt nicht! Stattdessen geht es darum, auch mit kleinen Schritten in die Wirklichkeit zu kommen. Damit werden neue Routinen gebildet, und es wird erkennbar und spürbar, dass Veränderung geschieht. Veränderung fängt hier erst an!
- OE-Konzept: Basisprozess 7 Management der Veränderung
Die einzelnen Basisprozesse werden nicht nacheinander vollständig abgearbeitet, sondern verschränken sich mit einander im OE-Konzept von Trigon Entwicklungsberatung. Das bedeutet, dass immer wieder neu geplant und entschieden werden muss, auf welchen Prozess gerade ein Schwerpunkt gelegt wird und mit welchen Maßnahmen. Daraus wird klar, dass auch das Managen des Veränderungsvorhabens Ressourcen braucht, die nicht vernachlässigt werden dürfen.
